Aviso de Prácticas de Privacidad (HIPAA)

Este Aviso describe cómo VITALIS puede usar y divulgar su Información de Salud Protegida (PHI) y cómo usted puede acceder a esa información. Por favor, léalo cuidadosamente.

1) ¿Qué es PHI?

"PHI" significa Información de Salud Protegida, incluyendo información que lo identifica y se relaciona con su salud, condición, historial, evaluación, tratamiento, servicios recibidos o pagos relacionados a servicios de salud (cuando aplique).

2) Nuestros deberes

Por ley, VITALIS debe:

• Mantener la privacidad y seguridad de su PHI.
• Proveerle este Aviso sobre nuestras prácticas de privacidad y deberes legales.
• Cumplir con los términos de este Aviso vigente.
• Notificarle conforme a ley si ocurre una violación ("breach") que comprometa la privacidad o seguridad de su PHI.
• Proveerle una manera de contactarnos para ejercer derechos y/o presentar quejas.

3) Cómo podemos usar y divulgar su PHI

La ley permite que usemos o divulguemos su PHI para fines como:

A) Tratamiento

Podemos usar y divulgar su PHI para proveer, coordinar o manejar su cuidado.
Ejemplos: documentar evaluaciones y progreso, coordinar servicios, referidos, o compartir información con otros proveedores involucrados en su cuidado cuando sea necesario.

B) Operaciones de cuidado de la salud

Podemos usar su PHI para operar nuestra clínica y asegurar calidad, seguridad y cumplimiento.
Ejemplos: auditorías internas, capacitación, revisión clínica, mejora de procesos, manejo de riesgos, y actividades administrativas.

C) Pago (si aplica)

Podemos usar y divulgar su PHI para fines relacionados con pago cuando aplique.
Ejemplos: verificar cubierta, someter reclamaciones, coordinación de beneficios o responder a solicitudes de planes de salud.

D) Recordatorios e información relacionada al cuidado

Podemos contactarle para recordatorios de citas o información relacionada a su cuidado por medios razonables (por ejemplo: llamadas, SMS o correo electrónico), a menos que usted solicite restricciones razonables.

E) Personas involucradas en su cuidado

Podemos divulgar información relevante a un familiar, amigo o cuidador involucrado en su cuidado si:

• usted lo autoriza; o
• usted está presente y no se opone; o
• en circunstancias limitadas permitidas por ley, a criterio profesional, entendemos que es lo mejor para usted.

F) Requerido por ley / salud pública / cumplimiento

Podemos divulgar PHI cuando una ley lo requiera o lo permita, por ejemplo:

• reportes de salud pública cuando correspondan;
• responder a órdenes válidas de tribunal, citaciones u otros procesos legales según lo requiera la ley;
• para prevenir o reducir una amenaza seria e inminente a la salud o seguridad, según permitido por ley.

4) Usos y divulgaciones que requieren su autorización escrita

Salvo excepciones legales, necesitaremos su autorización escrita para ciertos usos o divulgaciones, incluyendo (cuando aplique):

• ciertos usos de PHI para marketing no relacionado a su tratamiento;
• venta de PHI;
• otros usos no descritos en este Aviso.

Usted puede revocar una autorización por escrito, excepto en la medida en que ya hayamos actuado basados en ella o la ley permita conservar ciertos registros.

5) Sus derechos bajo HIPAA (cómo ejercerlos)

Usted tiene derecho a:

A) Acceso y copia de su récord

Puede solicitar acceso para inspeccionar u obtener copia de su información, con limitaciones permitidas por ley. Podemos requerir que la solicitud sea por escrito y, cuando permitido, cobrar un costo razonable por copias/gestión.

B) Solicitar correcciones (enmiendas)

Si entiende que su información está incorrecta o incompleta, puede solicitar una enmienda. Podemos denegar ciertas solicitudes según lo permite la ley, pero le explicaremos la razón y sus opciones.

C) Solicitar comunicaciones confidenciales

Puede pedir que le contactemos de una manera específica (por ejemplo, a un número o dirección distinta). Haremos esfuerzos razonables para cumplir solicitudes razonables.

D) Solicitar restricciones

Puede solicitar restricciones sobre cómo usamos o divulgamos su PHI para tratamiento, pago u operaciones. No estamos obligados a aceptar todas las restricciones. Si aceptamos una, la cumpliremos según lo acordado.

E) Recibir un historial de divulgaciones

Puede solicitar una lista de ciertas divulgaciones de su PHI, según permitido por ley.

F) Recibir una copia impresa de este Aviso

Puede solicitar una copia en papel en cualquier momento, aunque haya aceptado recibirla electrónicamente.

6) Seguridad de información y comunicaciones electrónicas

VITALIS utiliza medidas administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger su PHI dentro de los sistemas bajo nuestro control. Sin embargo:

• ningún sistema electrónico es 100% infalible;
• SMS y correo electrónico podrían no estar cifrados y pueden ser vistos por terceros con acceso a su dispositivo/cuenta;
• usted es responsable de mantener seguros su teléfono, correo, contraseñas y accesos.

Si usted prefiere limitar comunicaciones por ciertos medios, puede solicitarlo conforme a la Sección 5.

7) Proveedores externos ("Business Associates")

Podemos utilizar proveedores externos para operar sistemas (por ejemplo: manejo de récord electrónico, formularios, firma electrónica, recordatorios, almacenamiento). Cuando aplique, dichos proveedores operan bajo acuerdos y salvaguardas requeridas por HIPAA.

8) Cambios a este Aviso

Podemos actualizar este Aviso periódicamente. La versión vigente aplicará a la PHI que mantenemos y estará disponible en recepción y/o en nuestro sitio web.

9) Preguntas, solicitudes y quejas

Si tiene preguntas, desea ejercer sus derechos, o quiere presentar una queja, contáctenos:

Usted también puede presentar una queja ante el U.S. Department of Health and Human Services (HHS), Office for Civil Rights (OCR).
VITALIS no tomará represalias por presentar una queja.

10) Documento relacionado (Puerto Rico)

• Carta de Derechos y Responsabilidades del Paciente:
  https://vidavitalis.com/carta-responsabilidad-paciente